当院は、個人情報の保護に関する法令等を遵守するとともに、本プライバシーポリシーを遵守します。
一 個人情報の収集・利用目的
個人情報は適切な方法で収集するものとし、ご相談者様及びご依頼者様（以下「ご本人様」といいます）から同意を得た目的および範囲に限定して利用することとします。当院が個人情報をご本人様から直接収集し、利用する目的は次のとおりです。
クリニック業務
お問い合せ・カウンセリング予約への対応
その他、上記の利用目的に付随する目的
上記以外の目的で個人情報を収集して利用する際には、その利用目的とお問合せ先を明示します。
二 書類の管理
当院所属の医師、看護師、カウンセラー、事務以外の者の目に触れないように、最善の注意を払います。
診療・施術終了後、ご本人様からお預かりした書類などは、原則として全てご本人様にお渡しします。これらの書類を当院に保管することをご本人様が希望される場合は、診療・施術後に別途協議させていただきます。
診療関係書類（カルテなど）は、当院又はその倉庫に、診療終了後５年間保存し、同期間経過後にシュレッダーにかけて裁断します。
ご本人様へ書類を郵送する場合は、ご本人様が個人の場合は自宅へ、法人の場合は事務所へ、「コムロクリニック」と記載した封筒にて送付します。ただし、申出があった場合は送付先または封筒を変更します。
ＦＡＸの利用にあたっては、送信先番号に十分注意します。
三 電子情報の管理
事務所のデータの入ったパソコンの事務所外への持ち出しを原則として禁止します。
外部に提出する必要がある場合やデータのバックアップを除き、外部媒体（ＣＤ－Ｒなど）に原則としてコピーしません。但し、当院外で打ち合わせの必要がある場合は、必要なファイルのみを外部媒体にコピーすることがあります。
パソコンを処分する場合は、磁気ディスクの全データを消去後、専門会社に磁気ディスクの物理的破壊を委託します。
外部媒体を処分する場合は、物理的に破壊します。
四 個人情報の第三者への提供
当院は、ご本人様の事前の同意がある場合及び個人情報保護法第２３条に定める場合を除いて、個人情報をご本人様以外の第三者には提供いたしません。
診療中にご本人様がお亡くなりになり、相続人から情報の提供を求められた場合、診療の性格、提供を求められた情報の内容、提供を求める理由及び必要性などを十分に検討のうえで提供の可否を判断いたします。
診療記録を学会などで紹介する場合、固有名詞を黒塗りなどで消し、または一般的な名称などに換えて、当事者を特定できないようにいたします。
五 情報開示
ご本人様に関する情報の開示、訂正、利用停止および第三者提供の停止の求めがあった場合は、請求者がご本人であることを確認させていただいた上で、特別な理由がない限り、合理的な範囲、期間で対応させていただきます。
診療終了後の開示、写しの交付の申し出に対しては、当院は必要な費用をご本人様に請求させていただきます。
六 守秘義務について
当院に所属する医師及び従業員全員の守秘義務の徹底を図ります。
書類の処分やコンピュータの管理を委託するにあたっては、委託先と秘密保持契約を締結します。
個人情報の正確性および安全性を確保するため、個人情報に対する安全対策を実施し、個人情報の不正アクセスまたは個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏えい等の予防ならびに是正に努めます。
七 個人情報保護管理者
個人情報管理責任者を設置するとともに、その役割を明確にし、適切に個人情報保護に関する活動を行える体制を整備し、さらに継続的な改善を実施いたします。また、当事務所で業務に従事する全ての医師、従業員に対して、個人情報保護に関する取組みの周知・徹底を図ります。
当院の個人情報保護管理者は事務長、丸山です。
八 本プライバシーポリシーの改定について
当事務所では、ご本人様の個人情報の保護を図るために、また、法令その他の規範の変更に対応するために、プライバシーポリシーを改定する事がございます。改定があった場合はホームページにてお知らせいたします。
九 お問合せ窓口等
個人情報に関するお問合せは、下記送付先まで書面郵送にてお願い致します。
ご送付先
〒870-0027
大分県大分市末広町1-11-1
THANK BL II 6F
コムロクリニック 宛
制定：平成30年１１月５日
コムロクリニック
総院長 小室 好一
